DOCMON per i Bandi Pubblici

Ti è mai capitato di dover partecipare a un bando pubblico e trovarti sommerso di documenti, regole e controlli? Spesso sembra una corsa a ostacoli, con mille dettagli da controllare e poco tempo per farlo. E alla fine, una piccola svista è sufficiente per perdere tutto il lavoro fatto.

DOCMON è qui per aiutarti. Questo strumento ti permette di organizzare, controllare e inviare tutti i documenti, attraverso processi collaudati, efficenti e personalizzati.

DOCMON dà la possibilità di caricare i documenti, di organizzarli e di personalizzare ogni fase del lavoro. Ogni azienda ha infatti le proprie metodologie di lavoro e i propri processi, DOCMON è creato per adattarsi a qualsiasi esigenza, definendo fasi, controlli e autorizzazioni.

Workflow su misura per te

Che si tratti di un processo semplificato per gestire piccoli progetti o di un worflow dettagliato per gare complesse, DOCMON permette di costruire il percorso ideale. Ad esempio, è possibile impostare un processo in cui prima si carica il documento, successivamente viene esaminato da un collega e infine approvato da un supervisoere. Se uno degli step ha elementi da correggere o sistemare, DOCMON lo segnala indicando che cosa va integrato o modificato, in modo tale da non trascurare nessun dettaglio ed evitare enormi perdite di tempo (e denaro).

Valutazione dei Documenti con KPI

DOCMON è intelligente: permette di valutare i documenti con dei KPI (indicatori chiave di performance) già pronti all’uso o di definirne nuovi ad hoc in base alle esigenze e al contesto.

Questi KPI aiutano a capire se il documento è completo e corretto. Le valutazioni possono essere fatte manualmente con un processo formale di revisione o automaticamente con l’uso di Intelligenza Artificiale.

Per supportare il processo manuale di revisione DOCMON ha definiti 13 KPI per valutare la qualità documentale. Questi KPI sono in linea con lo standard ISO 25010 e coprono le aree di qualità documentale della norma:

• Idoneità funzionale: valuta se il documento soddisfa gli scopi per cui è stato creato, verificando completezza, correttezza delle informazioni e conformità agli standard richiesti.
• Usabilità: controlla la chiarezza e l’accessibilità del documento. Include la leggibilità del testo, l’organizzazione dei contenuti e l’estetica complessiva (look & feel).
• Affidabilità: misura la maturità e la coerenza delle informazioni presenti nel documento, assicurandosi che siano complete, accurate e prive di errori.
• Sicurezza: garantisce che il documento rispetti i requisiti di riservatezza e integrità, assicurando anche la tracciabilità delle modifiche (non ripudio).
• Compatibilità: valuta se il documento è conforme agli standard e può essere utilizzato in diversi contesti senza problemi di interoperabilità.
• Portabilità: controlla che il documento sia facilmente trasferibile e utilizzabile su diverse piattaforme, verificando anche che le sue dimensioni siano adeguate.

DOCMON include, inoltre, 3 KPI automatici basati sull’intelligenza artificiale per supportare la valutazione automatica della qualità documentale. Questi indicatori vengono generati automaticamente attraverso l’analisi dei documenti e sono i seguenti:

• Ricchezza lessicale: misura la ricchezza e diversità lessicale del documento. Questo indicatore valuta quanto è vario e sofisticato il vocabolario utilizzato.
• Complessità sintattica: analizza la struttura sintattica del testo. Aiuta a identificare frasi troppo complesse o difficili da comprendere, migliorando così la chiarezza del documento.
• Qualità semantica: valuta la coerenza e il flusso logico delle idee nel documento. Questo indicatore misura quanto il contenuto è ben organizzato e se le informazioni sono presentate in modo chiaro e logico.

Questi KPI automatici sfruttano modelli di intelligenza artificiale per semplificare il lavoro dei revisori, identificare criticità e migliorare l’efficienza complessiva del processo di valutazione.

Se i KPI predefiniti in DOCMON non bastano, è possibile creare i propri KPI personalizzati in base alle necessità del progetto. Ad esempio, si possono aggiungere controlli specifici per un bando tecnico o per un finanziamento europeo. Ogni KPI può essere adattato esattamente a quello ciò che è necessario.

Controlli manuali e automatici

È possibile scegliere come fare la valutazione: manualmente o automaticamente. Il controllo manuale permette di assegnare un revisore che verifichi ogni dettaglio. Se invece si vuole velocizzare il lavoro, l’intelligenza artificiale di DOCMON fa una prima analisi automatica.

L’AI può generare riassunti automatici di documenti lunghi, indicare le parti più importanti e segnalare possibili problemi. Un esempio pratico: immaginiamo di dover partecipare a un bando per un finanziamento tecnologico. Con DOCMON:

1. Carichi tutti i documenti necessari sulla piattaforma.
2. Assegni i ruoli: il tuo collega scrive la relazione, un revisore controlla che ci siano tutte le certificazioni.
3. DOCMON controlla automaticamente la completezza e la leggibilità. Se manca qualcosa, ti avvisa subito.
4. È tutto corretto? Allora puoi inviare la domanda sapendo di aver rispettato tutti i requisiti.

In questo modo si evitano gli errori più comuni, aumentando notevolmente le possibilità di successo.

Con DOCMON, è tutto sotto controllo: ogni fase è chiara, i documenti sono valutati in modo preciso e il team lavora in modo coordinato, evitando errori, ansie e momenti di stress dovuti alla scadenza delle consegne.

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