DOCMON

DOCMON – Tool per il monitoraggio della qualità documentale

Lo scopo di DocMon è la gestione, il supporto alla revisione, la pubblicazione e il monitoraggio della qualità dei documenti, tenendo traccia del processo approvativo, della valutazione dei revisori e del versioning sia dei documenti sia delle valutazioni.

Si tratta di un tool sviluppato per essere usato in quei settori dove è necessario monitorare la qualità dei documenti nel rispetto delle ISO/IEC 9126 e 25010 o tenere traccia della compliance formale dei documenti con altri standard ISO (come la ISO/IEC 9001 e la 27001).

La qualità del prodotto, insieme alla qualità del processo, è uno degli aspetti più importanti dello sviluppo del software e della gestione documentale, per questo motivo abbiamo effettuato uno studio approfondito per definire dei KPI di valutazione della qualità documentale, che andassero a coprire i requisiti previsti dalle ISO/IEC 9126 e 25010.

Lo strumento supporta i documenti nei formati file più usati sul mercato (Microsoft Office e Acrobat PDF), ma possiamo andare ad implementare nuovi formati in base alle necessità dei clienti.

Le funzionalità della piattaforma sono:

• Configurazione della piattaforma
• Gestione Multicliente: per ciascun cliente viene creato uno spazio documentale privato
• Configurazione utenti e ruoli sui singoli clienti
• Sistema di gestione documentale con versioning dei file
• Workflow approvativo configurabile
• Gestione dei documenti tramite folder e categorizzazione dei file
• Bulk import dei documenti di un cliente tramite zip
• Live preview dei documenti caricati e delle loro versioni precedenti
• Storico dei documenti a livello di file, a livello degli stati del workflow ed a livello di valutazione
• Supporto alla revisione manuale dei documenti ed alla valutazione del loro stato qualitativo tramite KPI conformi ai requisisti delle ISO/IEC 9126 e 25010
• Dashboard per il monitoraggio dello stato della qualità documentale tramite semafori globali e diagrammi a radar rappresentanti i valori dei singoli KPI e il loro valore soglia obiettivo. Il monitoraggio può essere fatto a livello di spazio documentale, di folder, di categorie o di singolo file
• Pubblicazione e distribuzione agli stakeholder abilitati dei documenti valutati e approvati
• Notifiche in-app agli utenti interessati ai cambiamenti di stato della documentazione e ai loro aggiornamenti
• Sistema di messaggistica interno tra gli utenti di uno spazio documentale

All’interno della piattaforma sono previsti 7 ruoli diversi:

• Amministratore di piattaforma: si occupa della configurazione e della amministrazione della piattaforma e della creazione dello spazio documentale per nuovi clienti.
• Amministrazione Cliente: configura tutte le impostazioni di uno spazio documentale, gli stati del workflow attivati, i KPI da usare e le loro soglie, le categorie dei file e le relative checklist di verifica del documento associate, i formati file accettati e i ruoli e gli utenti abilitati ad accedere a quello spazio.
• Gestore documenti: sono gli utenti abilitati a creare cartelle e caricare documenti all’interno di uno spazio documentale. Sono quelli che si occupano di assegnare categorie ai documenti. Possono effettuare caricamenti massivi di file.
• Revisori: possono vedere solo le categorie per cui sono abilitati e possono valutare il documento in base ai KPI abilitati. Possono rifiutare il documento e rimandarlo indietro al gestore per modifiche o approvarlo e mandarlo allo stato successivo.
• Approvatore interno e Supervisore Cliente: sono due ruoli che possono essere usati per gestire due livelli opzionali all’interno del workflow approvativo di un documento.
• Stakeholder: sono tutti i destinatari finali dei documenti valutati e approvati. È possibile abilitare gli stakeholder solo a determinate categorie

Attualmente è in studio e in sviluppo la parte relativa alla analisi statica della qualità documentale tramite AI e tecniche di machine learning per andare a semplificare il lavoro dei revisori e velocizzare il processo di valutazione e di monitoraggio.

Se sei interessato ad approfondire DOC MON e comprendere come integrarlo nei tuoi sistemi contattaci.